如何做好文件管理

2020年02月05日11:03

文件管理工作,尤其是密级文件管理,职责重要,不容有失。星耀娱乐棋牌_[官网入口]面对新形势新任务,文件管理人员要有新担当新作为,精雕细琢、精益求精,练就“四个有”,以心“护文”。

眼里有戒律

因为能够较多、较早地接触到各类文件,所以对于文件管理人员有着更高的纪律要求。必须不断强化规矩和纪律意识,将有形的制度约束转化为无形的戒律,增强遵规守纪的行动自觉。

星耀娱乐棋牌_[官网入口]知敬畏。心存敬畏,才能使知行不逾越法纪。星耀娱乐棋牌_[官网入口]文件管理人员要从内心深处敬畏文件管理岗位、敬畏管理的文件、敬畏工作纪律和制度。在文件传阅过程中,既不随意扩大传阅范围,也不遗漏文件阅知对象,牢记任何马虎、粗心都有可能酿成严重的后果。

知荣辱。文件管理人员要树立正确的荣辱观,把做好文件管理作为组织和岗位赋予自己的责任和使命,以文件管理有序高效为荣,以文件管理混乱无序为耻,按照岗位的职责和要求做好文件管理,充分发挥文件效用。

知底线。文件管理须慎之又慎,文件管理人员要始终牢记岗位底线,不将文件带离办公区域,不将文件内容告知无关人员,更不能将获知文件内容作为炫耀的资本。

脑中有知识

文件管理看似简单,实则复杂,它既是一个专业性强的“专业岗”,也是一个综合性强的“综合岗”。

专业指的是文件管理涉及文件处理的各项专业知识,而综合则指文件管理除了需要专业知识外,还要对行文规则、单位职能设置、地区经济社会状况等了然于胸。

从基础层面看,文件管理人员要熟知文件处理的业务知识,清楚地掌握对文件处理部门和人员的要求、设施设备要求、密级文件管理要求、降解密规定、文件印发传达范围规定、复制和汇编文件规定、文件撤销和废止规定、文件管理和保存规定等。

星耀娱乐棋牌_[官网入口]这些专业的、基础性的业务知识是做好文件管理的基础和前提。

从拓展层面看,文件管理人员要具备一定的文件处理知识。文件处理包括了文件拟制、文件管理等一系列具体工作,它们之间相互关联、相互衔接,文件管理是其中的一个部分和环节。

文件管理人员在收文之后,除作好登记和分发外,还应判断文件是否需要办理,应由哪个部门、以何种方式抓好贯彻落实等。

从宏观层面上看,文件管理人员还要掌握时事政治、国情地情等综合知识。文为事转,文件服务于公务处理,只有具备了相应的综合知识,掌握当前国家和地方发展的形势和动态,才能更好地发挥文件的辅政作用。

手上有方法

每个文件管理部门或者文件管理人员都有一套成文的或者不成文的文件管理方法,这些方法是文件管理人员管理文件的指南和向导。一名优秀的文件管理者不仅要一以贯之地继承规范化的文件管理流程,还要在继承的基础上加以创新和改进,以适应新要求。

一方面,善于继承,使文件管理安全有序。文件安全有序,尤其是涉密文件安全有序是文件管理最基本的要求。星耀娱乐棋牌_[官网入口]文件管理发展至今,各单位都有较为丰富的管理经验和较为成熟的管理办法,文件管理人员要善于吸收借鉴原有工作方法,细心、耐心、规范地管理多方来文和本级文件,做到清点仔细、核对无误、登记齐全、管理严谨。

另一方面,敢于创新,使文件管理便捷高效。星耀娱乐棋牌_[官网入口]曾有不少单位文件管理人员为了确保文件不丢失,人为地缩小文件的传阅和使用范围,减少文件使用频次,究其原因,不乏文件管理人员缺乏适应工作需求的管理方法的因素。文件服务于人、服务于工作,安全有序并非文件管理的最终目的。要在确保文件发放不出错、文件清退不遗漏、文件管理不缺失的基础上创新工作方法,用高效便捷的方式和安全可靠的方法使文件管理事半功倍、质量效率双丰收。

心中有激情

鉴于文件管理的程序严谨、要求严格等特点,文件管理人员要充分认识岗位的“利弊”,对工作始终充满激情。

生得了爱。所谓爱岗敬业,就是要对岗位充满感情,充分认同岗位、认可岗位,文件管理人员要认识到岗位的价值、认可岗位职责定位,从心里接纳文件管理,对自己所从事的工作充满自豪感、价值感和认同感。

经得起繁。文件管理不同于其他工作,在程序上较为繁琐。比如,收文时,要逐件清点,对主要信息等进行详细记录;发文时,要严格登记,由专人按照文件编号进行领取;退文时,无论清退对象有多少、清退文件有多少,都需要一份不落地核对,不能容许半点错误和含糊。这都要求文件管理者能够细心、耐心,经受住各种“繁”而不心烦。

沉得下心。心烦气躁是作不好文件管理的,眼高手低也不能作好文件管理。文件管理或许比较“枯燥”,看似不及一些工作“风光”,但无人能否定它的重要性。文件管理者要做好这项工作,就要真诚地珍惜这个岗位、真正地融入这个差事,干一行爱一行。一旦从事它,就要有滴水穿石的韧劲、一干到底的执着、甘于平凡的奉献。 

(来源:秘书工作微信公号)

(责编:冯爱龄、白 翔)

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